如何有效验证和关闭不符合

发布日期：2019-07-14 12:52:01 来源：互联网

对企业提出不符合后，审核员对组织纠正不符合情况的验证，以及组织所实施的“关闭”不符合的过程，既可能为组织实现增值，又可能给组织带来负面影响。如果审核员能通过开具的不符合报告，在规定的时间内确保组织已令人满意地按照要求对不符合进行了纠正，就可以认为审核员为组织提供了增值服务，增加了组织获得顾客满意的可能性。

        那么，审核员如何对不符合进行有效验证和关闭，以达到认证机构和受审核方都满意的结果呢？

        首先，需要验证受审核方对不符合所采取的措施。

        体系审核员需要评审受审核方对不符合所采取的措施，并验证其有效性O一般情况下，组织对不符合所采取的措施有两种不同的顺序（每种顺序都有三部分相同的内容）：

        ①纠正一原因分析一纠正措施；
        ②原因分析L喳H正一纠正措施。

        针对上面两种不同的顺序，企业可以根据产品类型或不符合的情况选择一种。无论选择哪一种，解决不符合的三部分内容都是相同的。例如，对软件产品，在查明原因之前不可能实施纠正；对硬件产品，如刹车片磨损的警示灯亮了就应该立刻实施纠正。

        在这三部分内容中，ISO9000标准给出了定义和陈述：不符合（不合格）是指“未满足要求”，纠正是指“为消除已发现的不合格所采取的措施”，纠正措施是指“为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施”。

        其中，“纠正”是消除已发现的不合格的措施。例如，纠正可以是用合格产品置换不合格产品，或是用程序的现行有效版本替代已作废的版本。针对‘纠正措施”，必须首先确定不合格的原因。在这个过程中，组织可以有很多种方法和工具确定不合格的原因，从简单的头脑风暴法到较复杂的系统问题解决技术（如问题根源分析、鱼刺图、“SWIH”等）。审核员应熟悉这些工具的使用方法。因为实施纠正措施的程度和有效性取决于对真实原因的识别。在某些情况下，这甚至会有助于组织识别并尽可能避免其他领域类似的不合格。

        在验证组织对不合格所采取的措施时，审核员需确认组织是否提供了以上三部分内容，也就是纠正、原因分析、纠正措施的文件和客观证据，并且是适宜的。

        接下来，审核员需验证的重要要素包括：

• 措施的陈述是否清楚、简练；措施是否彻底，是否准确地引用了特定的文件、程序等，是否适宜；
• 纠正措施完成的日期，应是表示纠正措施已完成的日期（过去的日期）；
• 支持纠正措施已完全、有效实施的声明的证据，纠正措施已按其描述的方式完成的证据。

        审核员还应验证组织已确保所采取的措施不会对产品质量或质量管理体系的实施带来新的问题。

        同时，纠正和纠正措施并不一定同时需要。在某些情况下，只需要纠正或纠正措施一项就可以满足验证和关闭的要求。例如，组织能够证实不符合是偶然发生，或该不符合再发生的概率很低。

        需要注意，纠正措施和预防措施是不同的。有效的纠正措施指通过消除发生原因而预防不合格的再发生。但是，不要把纠正措施和预防措施相混淆。ISO9000 标准3.6.4条款对“预防措施”给出的定义是“为消除潜在不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施”。按照这个定义的性质，预防措施与已发现的不符合无关。然而，对已发现的不符合的原因进行分析，可能识别出组织其他领域潜在的不符合，并为预防措施提供条件。

        最后，如何关闭不符合呢？

        不符合的表现往往是独立的，可以有许多方法或活动来关闭它们。例如，有些要求可以在现场直接检查（这可能要求附加现场访问），有些要求则可以远程关闭（仅评审所提交的文件证据即可）。

        在决定关闭不符合之前，审核组长或审核员（一名审核员单独审核时）应当评审组织在纠正／分析原因方面做了些什么，通过实施纠正措施得到了怎样的结果。审核组长／审核员需确保客观证据（包括支持性文件）能够证实所描述的纠正措施已完全实施了，并且对预防不符合再发生是有效的。只有当这些情况均令人满意，审核员才可以关闭不符合。

编辑：foodqa